Міністерством освіти і науки затверджена Інструкція з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі.
Інструкція встановлює загальні вимоги ведення шкільної документації в електронній формі.
У Міносвіти зазначають, що ведення ділової документації в електронній формі запроваджується з метою удосконалення управління школою, забезпечення достовірності інформації, що використовується в освітній діяльності, спрощення ведення документації та зменшення витрат часу на її ведення, а також забезпечення органів управління у сфері освіти актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень.
Інструкцією визначено, що в електронній формі мають бути створені та вестися класні журнали, журнали обліку пропущених і замінених уроків, журнали факультативних та гурткових занять, журнали реєстрації інструктажів.
Також в електронній формі мають вестися особові справи учнів, алфавітна книга здобувачів освіти, особові справи вчителів, журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти, накази керівника з кадрових питань, річний план роботи школи, розклад навчальних занять, свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.
Дані, що збираються в електронній освітній інформаційній системі школи передаватимуться до центральної бази даних програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” та опрацьовуються для заповнення статистичних звітів.
Школи мають визначити відповідальну особу за адміністрування електронній освітній інформаційній системі.
Інструкція з ведення документації в електронній формі також містить опис особливостей ведення електронного класного журналу, вимоги до зберігання ділової документації школи в освітній інформаційній системі та перелік даних, що оброблятимуться в електронній освітній інформаційній системі.
